Datenschutzrichtlinie

In dieser Datenschutzrichtlinie werden Sie über die Art, das Ausmaß und den Zweck der Handhabung von persönlichen Daten (im Folgenden kurz als „Daten" bezeichnet) innerhalb unseres Softwarepakets und den damit verknüpften Apps und Websites, sowie deren Funktionen und Inhalten (im Folgenden zusammenfassend als „Online-Angebot" bezeichnet) aufgeklärt. In Bezug auf die Nutzung bestimmter Fachbegriffe, wie z.B. "persönliche Daten" oder deren "Verarbeitung", beziehen wir uns auf die Erklärungen in Artikel 4 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Verantwortlicher

Name/Firma: Verbandspartner GmbH Straße Nummer: Jungfer-Willemin-Stiege 1 PLZ, Ort, Land: 48143, Münster, Deutschland Handelsregister: HRB 21233, Amtsgericht Münster Geschäftsführer: Dr. Manuel Prätorius E-Mailadresse: [email protected]

Ansprechpartner für Datenschutz

Die Verbandspartner GmbH ist nicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG verpflichtet. Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

Name/Firma: Verbandspartner GmbH Straße Nummer: Jungfer-Willemin-Stiege 1 PLZ, Ort, Land: 48143, Münster, Deutschland E-Mailadresse: [email protected]

Arten der verarbeiteten Daten

• Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen)
• Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern)
• Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Fotografien, Videos)
• Vertragsdaten (z.B. Vertragsgegenstand, Laufzeit)
• Nutzungsdaten (z.B. Interessen, Zugriffszeiten, Protokolldaten)
• Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-IDs, IP-Adressen)
• Beschäftigtenstammdaten (z.B. Namen, Kontaktdaten)

Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO): Es werden keine besonderen Kategorien von Daten verarbeitet.

Kategorien der von der Verarbeitung betroffenen Personen

• Besucher und Nutzer des Onlineangebotes/der Plattform
• Verbände, Innungen, Innungs-Mitglieder, Mitarbeiter von Handwerksbetrieben und Nutzer (z.B. externe Nutzer, wie Gäste auf der Plattform)

Nachfolgend bezeichnen wir die betroffenen Personen zusammenfassend auch als „Nutzer".

Zweck der Verarbeitung

• Software as a Service -Leistungen (Rechenkapazitäten, Datenbanken, Software)
• Telekommunikationsdienstleistungen (Schulungen per E-Mail / Telefon)
• Software- und Designentwicklung/-beratung oder Pflege
• Datenanalyse/ Beratungsleistungen

Stand: 01.10.2026

Relevante rechtliche Grundlagen

Gemäß Artikel 13 der DSGVO informieren wir Sie über die rechtlichen Grundlagen, auf denen unsere Datenverarbeitungen basieren. Wenn die Datenschutzerklärung keine spezielle Rechtsgrundlage angibt, gelten folgende Regelungen:

• Die Rechtsgrundlage für das Einholen von Zustimmungen ist Artikel 6 Absatz 1 lit. a und Artikel 7 DSGVO
• Die rechtliche Basis für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Dienstleistungen, Durchführung von Vertragsmaßnahmen sowie Beantwortung von Anfragen ist Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO
• Die Grundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten ist Artikel 6 Absatz 1 lit. c DSGVO
• Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zum Schutz unserer berechtigten Interessen ist Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO

Im Falle, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person notwendig ist, dient Artikel 6 Absatz 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Anpassungen und Updates der Datenschutzrichtlinie

Wir empfehlen Ihnen, sich kontinuierlich über die Inhalte unserer Datenschutzrichtlinie zu informieren. Wenn Änderungen in unseren Datenverarbeitungsprozessen dies erfordern, aktualisieren wir die Datenschutzrichtlinie entsprechend. Wir werden Sie benachrichtigen, falls die vorgenommenen Änderungen Ihre aktive Beteiligung (z.B. Zustimmung) erfordern oder eine spezielle individuelle Mitteilung notwendig machen.

Sicherheitsvorkehrungen

In Übereinstimmung mit Artikel 32 DSGVO setzen wir geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, unter Berücksichtigung des aktuellen technischen Standes, der Kosten der Durchführung und der Art, des Ausmaßes, der Umstände und der Ziele der Datenverarbeitung sowie der variierenden Wahrscheinlichkeiten und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Diese Maßnahmen dienen dazu, ein angemessenes Schutzniveau in Bezug auf das Risiko zu sichern.

Hierzu zählen insbesondere Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten durch Überwachung des physischen Zugangs zu den Daten sowie des Zugriffs auf die Daten, der Dateneingabe, Weitergabe, Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Segregation. Darüber hinaus haben wir Verfahren implementiert, die die Ausübung der Rechte der Betroffenen, Datenlöschung und Reaktionen auf Datenbedrohungen sicherstellen. Außerdem berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung und Auswahl von Hardware, Software und Verfahren, in Übereinstimmung mit dem Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Artikel 25 DSGVO).

Kooperation mit Datenverarbeitern und Drittparteien

Falls wir im Zuge unserer Datenverarbeitung Informationen an andere Personen oder Unternehmen (Datenverarbeiter oder Dritte) offenlegen, diese Daten an sie übertragen oder ihnen auf sonstige Weise Zugang zu diesen Daten ermöglichen, geschieht dies ausschließlich auf der Grundlage einer gesetzlichen Genehmigung (z.B. wenn eine Datenübertragung an Dritte, wie Zahlungsdienstleister, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung notwendig ist), Ihrer Zustimmung, einer gesetzlichen Verpflichtung oder basierend auf unseren berechtigten Interessen (z.B. bei der Nutzung von Dienstleistern, Webhosting-Anbietern, etc.).

Wenn wir Dritte mit der Datenverarbeitung im Rahmen eines sogenannten "Auftragsverarbeitungsvertrages" beauftragen, geschieht dies auf der Grundlage des Art. 28 DSGVO.

Datenübertragungen in Drittländer

Wir setzen Dienstleister ein, die ihren Sitz in einem Drittland außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums haben oder deren Konzerngesellschaften dort ansässig sind, insbesondere in den USA. Soweit möglich, werden die Daten dabei in Rechenzentren innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet. Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

Für die USA hat die Europäische Kommission am 10. Juli 2023 einen Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework erlassen (Art. 45 DSGVO). Übermittlungen an Anbieter, die nach diesem Rahmen zertifiziert sind, sind damit zulässig. Zusätzlich haben wir mit unseren Anbietern Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) vereinbart (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die auch dann gelten, wenn eine Zertifizierung entfällt. Mit Anbietern, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, besteht zudem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Rechte der betroffenen Personen

• Gemäß Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht, eine Bestätigung zu fordern, ob Daten, die Sie betreffen, verarbeitet werden, sowie das Recht auf Auskunft über diese Daten, zusätzliche Informationen und eine Kopie der Daten.
• Nach Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht, die Vervollständigung oder Korrektur ungenauer Daten, die Sie betreffen, zu verlangen.
• Nach Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht, die sofortige Löschung der Sie betreffenden Daten zu verlangen oder alternativ gemäß Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Datenverarbeitung zu fordern.
• Gemäß Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, zu erhalten und ihre Übermittlung an andere verantwortliche Stellen zu verlangen.
• Darüber hinaus haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

Recht auf Widerruf

Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO haben Sie das Recht, einmal erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Recht auf Widerspruch

Gemäß Art. 21 DSGVO können Sie jederzeit der zukünftigen Verarbeitung der Sie betreffenden Daten widersprechen. Dieser Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbezwecke erhoben werden.

Cookies

Wir verwenden sowohl temporäre als auch dauerhafte Cookies, also kleine Dateien, die auf den Geräten der Nutzer gespeichert werden. Manche Cookies sind aus Sicherheitsgründen oder für den Betrieb unseres Onlineangebotes notwendig (z.B., für die Darstellung der Website) oder um die Nutzerentscheidung bei der Bestätigung des Cookie-Banners zu speichern. Cookies zur Reichweitenmessung oder für Werbezwecke setzen wir auf der Plattform nicht ein.

Datenlöschung

Gemäß den Artikeln 17 und 18 der DSGVO werden die von uns verarbeiteten Daten entweder gelöscht oder ihre Verarbeitung eingeschränkt. Es sei denn, es wird in dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich anders angegeben, werden die Daten, die wir speichern, gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dem entgegenstehen.

Falls die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere gesetzlich zugelassene Zwecke benötigt werden, wird ihre Verarbeitung eingeschränkt, das heißt sie werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verwendet. Das betrifft zum Beispiel Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfordern in der Regel eine Aufbewahrung von 6 Jahren gemäß § 257 Abs. 1 HGB (z.B. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe, Buchungsbelege, etc.) und 10 Jahren gemäß § 147 Abs. 1 AO (z.B. Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind, etc.).

Erfüllung vertraglicher Dienstleistungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten wie Namen, Adressen und Kontaktdaten der Nutzer, sowie Vertragsdaten wie genutzte Dienstleistungen, Namen von Kontaktpersonen, Zahlungsinformationen, um unsere vertraglichen Verpflichtungen und Dienstleistungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zu erfüllen. Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Eingaben in Onlineformularen sind für den Abschluss des Vertrags erforderlich.

Im Rahmen der Registrierung, der erneuten Anmeldung und der Inanspruchnahme unserer Online-Dienste speichern wir die IP-Adresse und den Zeitpunkt der jeweiligen Nutzeraktion. Diese Speicherung dient unseren berechtigten Interessen sowie denen des Nutzers am Schutz vor Missbrauch und anderer unbefugter Nutzung. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt, es sei denn, sie ist zur Durchsetzung unserer Ansprüche erforderlich oder es besteht eine gesetzliche Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Wir verarbeiten Nutzungsdaten (z.B. besuchte Seiten unseres Online-Angebots, Interesse an unseren Produkten) und Inhaltsdaten (z.B. Eingaben im Kontaktformular oder Nutzerprofil).

Die Datenlöschung erfolgt nach Ablauf gesetzlicher Gewährleistungs- und vergleichbarer Pflichten. Die Notwendigkeit der Datenaufbewahrung wird alle drei Jahre überprüft. Im Falle gesetzlicher Archivierungspflichten erfolgt die Löschung nach Ablauf dieser Fristen (Ende handelsrechtlicher (6 Jahre) und steuerrechtlicher (10 Jahre) Aufbewahrungspflicht); Angaben im Kundenkonto verbleiben bis zu dessen Löschung.

Kommunikation mit uns

Wenn Sie uns kontaktieren (z.B. über ein Kontaktformular oder per E-Mail), werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und deren Durchführung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet.

Ihre Angaben können in unserem Customer-Relationship-Management-System ("CRM-System") oder einer ähnlichen Anfragenverwaltung gespeichert werden.

Erfassung von Zugangsdaten und Logdateien

Basierend auf unseren berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO sammeln wir Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich dieser Dienst befindet (sogenannte Server-Logdateien). Die Zugangsdaten umfassen:

• Den Namen der aufgerufenen Webseite
• Die Datei
• Datum und Uhrzeit des Abrufs
• Die übertragene Datenmenge
• Die Meldung über den erfolgreichen Abruf
• Den Browsertyp samt Version
• Das Betriebssystem des Nutzers
• Die Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
• Die IP-Adresse
• Den anfragenden Provider

Aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von Missbrauch oder Betrug) werden Logfile-Informationen für maximal sieben Tage gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken notwendig ist, sind von der Löschung ausgenommen, bis der jeweilige Vorfall endgültig geklärt ist.

Präsenz in sozialen Medien

Wir unterhalten Online-Präsenzen innerhalb von sozialen Netzwerken und Plattformen, um mit den dort aktiven Kunden, Interessenten und Nutzern zu kommunizieren und sie über unsere Dienstleistungen zu informieren. Bei Aufruf der jeweiligen Netzwerke und Plattformen gelten die Geschäftsbedingungen und die Datenschutzrichtlinien der jeweiligen Betreiber.

Sofern nicht anders in unserer Datenschutzerklärung angegeben, verarbeiten wir die Daten der Nutzer, wenn sie mit uns innerhalb der sozialen Netzwerke und Plattformen kommunizieren, z.B. Beiträge auf unseren Online-Präsenzen schreiben oder uns Nachrichten senden.

Newsletter und Breitenkommunikation

Wir senden Newsletter und andere elektronische Mitteilungen (im Folgenden "Newsletter") nur mit der ausdrücklichen Zustimmung der Empfänger oder wenn dies gesetzlich gestattet ist. Soweit die Inhalte des Newsletters während der Anmeldung konkretisiert werden, sind diese für die Zustimmung der Benutzer entscheidend. Generell beinhalten unsere Newsletter Informationen über uns und unsere Angebote.

Für die Anmeldung zu unseren Newslettern genügt in der Regel die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse. Dennoch könnten wir Sie bitten, zusätzliche Informationen wie Ihren Namen für eine persönlichere Ansprache im Newsletter oder andere relevante Details anzugeben.

Double-Opt-In-Verfahren: Das Double-Opt-In-Verfahren wird für die Anmeldung zu unserem Newsletter verwendet. Das bedeutet, Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail mit einer Bestätigungsaufforderung. Dies dient dazu, die Anmeldung mit fremden E-Mail-Adressen zu verhindern. Alle Newsletter-Anmeldungen werden aufgezeichnet, um den Anmeldeprozess gemäß den gesetzlichen Anforderungen nachzuweisen. Dabei werden die Zeitpunkte der Anmeldung und Bestätigung sowie die IP-Adresse gespeichert.

Löschung und Beschränkung: Wir können die abgemeldeten E-Mail-Adressen bis zu drei Jahren basierend auf unseren berechtigten Interessen speichern, bevor wir sie löschen, um eine ehemals gegebene Einwilligung nachweisen zu können. Die Datenverarbeitung wird auf die mögliche Abwehr von Ansprüchen beschränkt. Ein individueller Löschantrag ist jederzeit möglich, sofern gleichzeitig das frühere Bestehen einer Einwilligung bestätigt wird.

Newsletter-Analyse: Eine Analyse der Newsletter mittels eines sogenannten "Web-Beacons" (Zählpixel) erfolgt nur, wenn der Kunde, der die Plattform zum Versand nutzt, diese Funktion ausdrücklich wünscht und sie für ihn aktiviert wurde. Ist die Funktion nicht aktiviert, wird kein Zählpixel in die Newsletter eingebunden.

Ist die Funktion aktiviert, enthalten die Newsletter eine pixelgroße Datei, die beim Öffnen des Newsletters von unserem Server oder dem des Versanddienstleisters abgerufen wird. Dieser Abruf kann technische Informationen wie zum Browser und Ihrem System sowie Ihre IP-Adresse und den Abrufzeitpunkt erfassen. Diese Informationen dienen der technischen Verbesserung der Newsletter auf der Grundlage der technischen Daten oder der Zielgruppen und ihres Leseverhaltens. Die Analyse kann auch die Überprüfung umfassen, ob die Newsletter geöffnet werden, wann sie geöffnet werden und welche Links angeklickt werden.

Abmeldung: Sie haben die Möglichkeit, den Empfang unseres Newsletters jederzeit zu kündigen, d.h. Ihre Einwilligungen zu widerrufen oder der weiteren Zustellung zu widersprechen. Einen Link zur Kündigung des Newsletters finden Sie am Ende jedes Newsletters, oder Sie können eine der oben angegebenen Kontaktmöglichkeiten, vorzugsweise per E-Mail, dazu nutzen.

Session-Cookies

Cookies sind Informationen, die von unserem Webserver oder den Webservers Dritter an die Web-Browser der Nutzer gesendet und dort für einen späteren Abruf gespeichert werden. Cookies können kleine Dateien oder andere Arten von Informationsspeichern sein.

Wir verwenden "Session-Cookies", die nur für die Dauer des aktuellen Besuchs auf unserer Online-Präsenz gespeichert werden (z.B. um Ihren Login-Status zu speichern). In einem Session-Cookie wird eine zufällig generierte eindeutige Identifikationsnummer, eine sogenannte Session-ID, gespeichert. Darüber hinaus enthält ein Cookie Informationen über seine Herkunft und die Speicherdauer. Diese Cookies können keine anderen Daten speichern. Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie die Nutzung unseres Online-Angebots beenden und sich z.B. ausloggen oder den Browser schließen.

Wenn Nutzer nicht möchten, dass Cookies auf ihrem Computer gespeichert werden, werden sie gebeten, die entsprechende Option in den Systemeinstellungen ihres Browsers zu deaktivieren. Gespeicherte Cookies können in den Systemeinstellungen des Browsers gelöscht werden. Der Ausschluss von Cookies kann zu Funktionseinschränkungen dieses Online-Angebots führen.

Integration von Diensten und Inhalten von Dritten

Im Kontext unseres Online-Angebots setzen wir aufgrund unserer berechtigten Interessen - das bedeutet Interesse an der Analyse, Verbesserung und effizienten Betrieb unseres Online-Angebots gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO - Inhalte oder Serviceangebote von Drittanbietern ein, um ihre Inhalte und Dienstleistungen, wie beispielsweise Schriftarten, einzubeziehen ("Inhalte").

Dies erfordert zwangsläufig, dass die Drittanbieter dieser Inhalte die IP-Adresse der Nutzer erkennen, da sie ohne die IP-Adresse die Inhalte nicht an den Browser der Nutzer senden könnten. Die IP-Adresse ist somit für die Darstellung dieser Inhalte notwendig.

Drittanbieter und ihre Dienste

Google Fonts: Externe Schriftarten von Google, LLC., https://www.google.com/fonts. Die Einbindung von Google Fonts erfolgt durch einen Serveraufruf bei Google (üblicherweise in den USA). Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy Opt-Out: https://adssettings.google.com/authenticated

Firebase: Für unsere Webseite nutzen wir Firebase Cloud-Messaging, eine Messaging-Lösung, und Firebase Authentication, eine sichere Authentifizierungs-Lösung. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Muttergesellschaft ist die Google LLC, USA. Eine Übermittlung von Daten in die USA kann dabei nicht ausgeschlossen werden. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Datenschutzerklärung: https://firebase.google.com/support/privacy

Cloud Dienste

Wir verwenden internetbasierte Softwareleistungen, die auf den Servern der Dienstanbieter laufen und als "Cloud-Dienste" oder "Software as a Service" bekannt sind, für folgende Aufgaben:

• Speicherung und Verwaltung von Dokumenten
• Kalenderführung
• E-Mail-Korrespondenz
• Erstellung von Tabellen und Präsentationen
• Austausch von Dokumenten, Inhalten und Informationen mit ausgewählten Adressaten
• Veröffentlichung von Webseiten, Formularen oder anderen Inhalten und Informationen
• Chats und die Teilnahme an Audio- und Videokonferenzen

Im Rahmen dieser Nutzung können persönliche Daten verarbeitet und auf den Servern der Anbieter gespeichert werden, sofern sie Teil unserer Kommunikationsprozesse sind oder von uns in der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Weise verarbeitet werden.

Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten (z. B. Namen, Adressen), Kontaktdaten (z. B. E-Mail, Telefonnummern), Inhaltsdaten (z. B. Texteingaben, Fotografien, Videos), Nutzungsdaten (z. B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten), Meta-/Kommunikationsdaten (z. B. Geräteinformationen, IP-Adressen).

Betroffene Personen: Kunden, Mitarbeiter (z. B. Angestellte, Bewerber, ehemalige Mitarbeiter), Interessenten, Kommunikationspartner.

Verarbeitungszwecke: Büro- und Organisationsverfahren.

Rechtliche Grundlagen: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO), Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO).

Eingesetzte Dienste und Diensteanbieter

Google Cloud-Dienste: Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste; Verarbeitung in Rechenzentren im Europäischen Wirtschaftsraum. Dienstanbieter: Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland Muttergesellschaft: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA Website: https://cloud.google.com/ Datenschutzerklärung: https://www.google.com/policies/privacy Sicherheitshinweise: https://cloud.google.com/security/privacy Auftragsverarbeitung: https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum

Chatfunktion

Für die Chatfunktion der Plattform nutzen wir den Dienst Stream. Dabei werden insbesondere Nutzerkennungen und Anzeigenamen der Chatteilnehmer, die Inhalte der Nachrichten und geteilte Dateien sowie technische Verbindungsdaten verarbeitet.

Dienstanbieter: Stream.io, Inc., 1215 Spruce Street, Suite 300, Boulder, CO 80302, USA. Die Daten werden in einem Rechenzentrum in der EU (Dublin, Irland) verarbeitet. Stream ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich sind Standardvertragsklauseln vereinbart. Datenschutzerklärung: https://getstream.io/legal/privacy/ Rechtliche Grundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

Fehlerüberwachung

Um technische Fehler der Plattform zu erkennen und zu beheben, nutzen wir den Dienst Sentry. Tritt ein Fehler auf, werden technische Informationen dazu übermittelt, etwa Zeitpunkt, Art des Fehlers, Browser- und Geräteinformationen sowie gegebenenfalls die IP-Adresse und eine Nutzerkennung. Wir sind bemüht, dabei keine Inhalte zu übermitteln, die für die Fehleranalyse nicht erforderlich sind.

Dienstanbieter: Functional Software, Inc. d/b/a Sentry, 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA. Die Daten werden in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main verarbeitet (Sentry EU-Region). Sentry ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich sind Standardvertragsklauseln vereinbart. Datenschutzerklärung: https://sentry.io/privacy/ Rechtliche Grundlage: Berechtigte Interessen an einem stabilen und fehlerfreien Betrieb der Plattform (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

KI-gestützte Zusammenfassungen

Nutzer, die auf der Plattform Beiträge oder E-Mails erstellen dürfen (z. B. Mitarbeiter eines Verbands oder einer Kanzlei), können sich beim Verfassen eine Zusammenfassung des Textes durch ein KI-Sprachmodell vorschlagen lassen. Die Funktion wird nur auf Anforderung des jeweiligen Erstellers ausgeführt. Dabei wird der Text des Entwurfs an ein KI-Sprachmodell von Google übermittelt, das wir über Google Cloud nutzen. Wir sind bemüht, nur die für die Zusammenfassung erforderlichen Inhalte zu übermitteln. Weitere Nutzer- oder Empfängerdaten sind dafür nicht vorgesehen. Personenbezogene Daten, die im Text des Entwurfs enthalten sind, werden jedoch mit übermittelt.

Google verarbeitet die übermittelten Inhalte nach Maßgabe seiner Vertragsbedingungen. Danach werden sie nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, können aber für einen begrenzten Zeitraum gespeichert werden, etwa zur Bearbeitung der Anfrage oder zur Erkennung von Missbrauch. Wir nutzen nach Möglichkeit Rechenzentren im Europäischen Wirtschaftsraum. Die erzeugte Zusammenfassung ist ein Vorschlag, den der Ersteller prüft und nach eigener Entscheidung übernimmt. Empfänger von Beiträgen und E-Mails haben keinen Zugriff auf die Funktion. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Dienstanbieter: Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland; Muttergesellschaft: Google LLC, USA. Rechtliche Grundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Versand von E-Mails

Für den Versand von E-Mails aus der Plattform, etwa von Benachrichtigungen und Rundschreiben, setzen wir Versanddienstleister ein. Dabei werden insbesondere E-Mail-Adressen und Namen der Empfänger, die Inhalte der E-Mails sowie technische Daten zur Zustellung verarbeitet.

Brevo: Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, Deutschland. Die Daten werden nach Angaben des Anbieters in Rechenzentren in Frankreich und Belgien verarbeitet. Der Anbieter setzt seinerseits auch Dienstleister in Drittländern, insbesondere in den USA, ein; eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann daher nicht vollständig ausgeschlossen werden. Datenschutzerklärung: https://www.brevo.com/de/legal/privacypolicy/

Mailgun: Mailgun Technologies, Inc., ein Unternehmen der Sinch-Gruppe, 112 E Pecan St. #1135, San Antonio, TX 78205, USA. Die Daten werden in Rechenzentren im Europäischen Wirtschaftsraum (Mailgun EU-Region) verarbeitet. Mailgun ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich sind Standardvertragsklauseln vereinbart. Datenschutzerklärung: https://www.mailgun.com/legal/privacy-policy/

Versand über Microsoft 365: Hat ein Verband oder eine Kanzlei die Plattform mit dem eigenen Microsoft-365-Konto verbunden, können E-Mails über dessen Postfach versendet werden. Dazu übermitteln wir die Inhalte und Empfängerangaben der jeweiligen E-Mails über die Schnittstelle Microsoft Graph an dieses Konto. Die Verarbeitung durch Microsoft richtet sich nach den Vereinbarungen zwischen dem Verband bzw. der Kanzlei und Microsoft.

Prüfung der Zustellbarkeit: Um die Zustellbarkeit von E-Mails zu prüfen, fragen wir die Mailserver-Einträge (MX-Einträge) der Empfängerdomains über einen öffentlichen DNS-Dienst ab, derzeit den Dienst von Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Dabei wird grundsätzlich nur der Domainteil der E-Mail-Adresse (z. B. „beispiel.de“) übermittelt, nicht die vollständige E-Mail-Adresse. Soweit ein Domainname im Einzelfall Rückschlüsse auf eine Person zulässt, kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Datenschutzerklärung: https://www.cloudflare.com/de-de/privacypolicy/

Rechtliche Grundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO), berechtigte Interessen an einer zuverlässigen Zustellung von E-Mails (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Abfrage von Postleitzahlen

Zur Vervollständigung und Prüfung von Adressangaben fragen wir Postleitzahlen bei der OpenPLZ API ab, einem öffentlichen Verzeichnisdienst der STÜBER SYSTEMS GmbH, Deutschland. Dabei wird grundsätzlich nur die Postleitzahl übermittelt, nicht jedoch Namen, Straßen oder sonstige Angaben zu Personen. Soweit die Abfrage unmittelbar aus Ihrem Browser erfolgt, erhält der Anbieter technisch bedingt auch Ihre IP-Adresse. Datenschutzerklärung: https://www.stueber.de/legal/privacy.php

Rechtliche Grundlage: Berechtigte Interessen an korrekten Adressangaben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).