Dokumente

Funktionen:

  • Hochladen und Speichern von Dokumenten:
    Sie können verschiedenste Dokumente direkt in der Plattform speichern, um diese zentral verfügbar zu machen.

  • Zugriff und Anhängen in Nachrichten:
    Gespeicherte Dokumente lassen sich bequem in Nachrichten anhängen, sodass Mitglieder jederzeit schnell auf wichtige Unterlagen zugreifen können.

Diese Funktion erleichtert die Verwaltung und Verteilung von Dokumenten und sorgt für eine effiziente Bereitstellung relevanter Informationen.
Sie können beliebe Dateiformate hochladen, d.h. sowohl Bilder als auch PDFs, Word Dokumente, Excel Dateien, etc.

Hochladen und Verwalten von Dokumenten:

Ordner erstellen:


  • Erstellen Sie einen neuen Ordner, um Dokumente entsprechend zu organisieren.

  • Geben Sie einen Namen für den neuen Ordner ein.

Umbenennen und Details von Ordnern:

  • Über das Kontextmenü (drei Punkte) können Sie jederzeit einen Ordner umbenennen oder löschen.

  • Dort finden Sie auch Details zu den Ordnern und die Möglichkeit, eine neue Version des Dokuments hochzuladen.

Dokumente hochladen:

  • Öffnen Sie den gewünschten Ordner, in dem das Dokument abgelegt werden soll

  • Über „Ordner erstellen“ können Sie hier, wenn gewünscht, auch noch weiter Unterordner anlegen

  • Verwenden Sie den Eintrag "Dokumente hochladen", um Dokumente in den entsprechenden Ordner hochzuladen.

  • Beim Hochladen eines Dokuments werden Sie aufgefordert den Zugriff auf das Dokument anzupassen. Dies bedeutet, dass Sie festlegen, wer Zugriff auf das hochgeladene Dokument haben soll.

  • Über das Kontextmenü (drei Punkte) können Sie jederzeit das Dokument umbenennen, aktualisieren oder löschen. Außerdem finden Sie hier auch das Erstellungsdatum.

Durch diese Funktionen können Ihre Mitglieder bequem auf Dokumente zugreifen. Die Möglichkeit, Berechtigungen beim Hochladen zu vergeben, ermöglicht eine präzise Steuerung des Zugriffs auf die Dokumente.

Tipp: Sie können Dokumente nur in einen Ordner hochladen. Im "Wurzelverzeichnis" ist das Hochladen von Dokumenten nicht möglich. Das erhöht die Übersichtlichkeit der Ordnerhierarchie.